Какое расширение имеют файлы баз данных access. Расширение базы данных. Форматы файлов MDB
База данных MS Access хранится в одном файле с расширением “.mdb ” или “.mde ”. Имя файла может иметь длину до 255 символов. Для сохранения данных Access использует ядро базы данных JET (Join Engine Technology ). В Access версии старше 2002 для создания приложений архитектуры клиент сервер предусмотрено использование технологии SQL Server 2000 Desktop Engine , которая является альтернативой ядру JET .
После запуска на экране появляется интегрированная среда разработки IDE (Integrated Development Environment ), состоящая из следующих элементов:
· системы меню, которая содержит команды, используемые при работе с Access ;
· панели инструментов, обеспечивающих быстрый доступ к наиболее часто используемым командам среды проектирования;
· окно базы данных, включающее объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и программные модули;
· панели элементов, предоставляющей набор инструментальных средств, используемых при разработке форм и отчетов (открывается командой меню Вид / Панель элементов ) ;
· окно свойств, позволяющее устанавливать свойства объектов базы данных (открывается командой меню Вид / Свойства ).
Справочная система MS Access предоставляет контекстный доступ к справочным сведениям с помощью клавиши
Сразу после запуска программы Access пользователь может создавать новую БД . Каждое отношение реляционной БД представляется в виде таблицы. Таблицы являются основным элементом БД . При создании новых таблиц обычно используется режим Конструктор . Вид его окна показан на рис.29.
Для создания таблицы в режиме Конструктор нужно: войти в окно БД ; нажать кнопку Таблицы и затем кнопку Создать ; в окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор ; определить в таблице каждое поле.
Окно режима Конструктор состоит из двух частей:
· верхняя служит для определения имен полей: Имя поля, Типа данных , Описание;
· нижняя используется для определения Свойств поля.
Рисунок 29 - Окно режима Конструктор при работе с таблицей.
Имя каждого поля не более 64 символов. Поле Тип данных должен обеспечивать наиболее эффективный способ хранения соответствующей информации в поле. Поле описание является комментариями к полю Имя поля .
Используемые типы данных: текстовый (наиболее распространенный), MEMO для хранения длинного текста, числовой, дата/время, счетчик для нумерации записей, логический , денежный, поле объекта OLE , гиперссылка , тип Мастер подстановок (рис.30).
Рисунок 30 - Используемые типы данных.
С каждым полем таблицы связывается набор свойств, которые могут быть использованы для настройки хранения данных в поле, методов работы с полем и способа его отображения на экране. Так, например, свойство Размер поля определяет максимальный размер данных и связан с Типом данных (текстовый , числовой, счетчик ) .
В лабораторной работе описание предметной области на инфологическом уровне считается заданным. Поэтому в соответствии с индивидуальным заданием (п.2.4) студенту указаны имена основных полей и названия таблиц. После создания структуры таблиц, выбора типов данных и свойств полей, а также задания ключевых и индексированных полей создание таблиц считается законченным.
Однако разработка БД не заканчивается созданием таблиц. Далее таблицы заполняются соответствующими данными, которые можно использовать в формах, запросах и отчетах. Кроме того, обычно создается приложение (программа), управляющее логикой обработки данных в Access .
На практике заполнение таблиц осуществляется через специальные формы. Однако в лабораторной работе мы вначале заполняем таблицы, а затем приступаем к разработке приложения. Поэтому необходимо очень аккуратно отнестись к заполнению таблиц и исключить как синтаксические, так и орфографические ошибки, что может неизбежно повлечь возникновение различных аномалий и как следствие «отказ» СУБД в создании связей Схемы данных (датологической модели).
После создания таблиц устанавливаются связи между ними для поддержания целостности данных и их совместной обработки (рис.25). Связи между таблицами основаны на их общем поле. При этом одна из таблиц обычно является главной (родительской), а другая – подчиненной (потомком). Тип связи отражает соответствие связываемых записей в главной и подчиненной таблицах.
СУБД Access , как правило, находит и устраняет сбои в БД при её открытии. Если она не может это сделать, то для восстановления БД следует применить команду меню Сервис / Служебные программы / Сжать и восстановить базу данных .
Для анализа эффективности работы БД служат Анализатор таблиц и Анализатор быстродействия , доступ к которым осуществляется через команду Анализ меню Сервис . Однако это возможно только при инсталляции соответствующих Мастеров Access .
Порядок выполнения работы
2.3.1 Пример использования БД. Для изучения Вы можете обращаться к БД «Борей», как прототипа разработки приложений.
Запустите систему Access: Справка / Примеры базы данных. Откройте базу данных «Борей». Откройте одну из таблиц БД «Борей», например, таблицу «Сотрудники», с помощью команды Открыть окна БД или той же команды контекстного меню. Просмотрите содержимое таблицы с перемещением по записям и полям, переход на запись с определенным номером. Осуществите поиск и замену текста в полях, сортировку записей, просмотр записей с использованием фильтра (щелчок правой кнопкой мыши).
В режиме Конструктор просмотрите типы данных, описания полей и их свойства. Обратите внимание на: поле «Код заказа» (типа Счетчик ), поле «Примечание» (типа MEMO ), поле «Фотография» (объекта OLE ).
2.3.2 Создайте новую базу данных и её таблицы в соответствии с индивидуальным заданием приведенным ниже. Название файла БД должно соответствовать заданию. Для создания всех таблиц используйте режим Конструктор.
2.3.3 В окне свойств для каждой таблицы установите необходимые индексы, а также ключи - с помощью кнопки Ключевое поле инструментальной панели. В индексированных (ключевых) полях в зависимости от типа индекса (ключа) выберите опцию Допускаются совпадения /Совпадения не допускаются. Наличие индекса ускоряет выполнение запросов, а также операции сортировки и группирования данных. Для просмотра и изменения индексов можно использовать кнопку Индексы панели инструментов Конструктор таблиц (рис.31).
Рисунок 31 - Создание ключевого поля и составного индекса
Определение первичного ключа гарантирует, что значения соответствующего набора полей (поля) будут уникальными. В режиме конструктора первичный ключ отмечается с помощью пиктограммы ключа. Если первичный ключ – составной, то все поля, входящие в его состав должны быть отмечены пиктограммой ключа.
2.3.4 Заполните каждую из созданных таблиц в режиме Таблицы не менее 10-20 записей. Увеличение числа записей позволяет повысить возможности изучения функциональных возможностей СУБД. В дальнейшем Вы будете создавать запросы, осуществлять фильтрацию и т.д., поэтому в таблицах Заказы, Заказано предусмотреть повторяющиеся записи: название заказчика, тип, количество, менеджер, дата заказа - это позволит эффективно проводить операции фильтрации, обобщения и поиска.
Изучите операции редактирования, копирования и вставки текста и записей с помощью буфера обмена, а также удаления записей и проверки орфографии в таблице. Внешний вид таблицы можно изменить, пользуясь командами меню Формат (выбор шрифта, параметров отображения полей, отображение и скрытие столбцов).
2.3.5 Определите связи между таблицами БД . Для задания связей между соответствующими таблицами откройте окно Схема данных , щелкните общее поле в главной таблице и перетащите его к месту расположения общего поля в подчиненной таблице. Если общее поле является первичным ключом в главной таблице, то Access позволяет поддерживать целостность данных (referential integrity ). При этом в открывшемся диалоговом окне Связи можно настроить параметры связи и установить желательный тип обеспечения целостности данных (рис.32). В этом же окне, используя кнопку Объединение, можно задать тип объединения таблиц.
Рисунок 32 - Создание связей
2.3.6 Выполните экспорт таблицы Товар в формат HTML – документа. Используйте для этого команду Файл /Экспорт . Задайте имя файла и тип файла – Документы HTML. Откройте этот файл в браузере, сравните с исходной таблицей (рис.33).
Рисунок 33 - Экспорт таблицы Товар в формат HTML
2.3.7 Изучите средства Access по обеспечению безопасности базы данных и ограничению доступа к ней, основанные на создании учетных записей групп пользователей и установлении прав доступа для них.
По умолчанию в системе имеются две рабочие группы: администраторы (группа Admins ) и пользователи (группа Users ). Создание и удаление учетных записей производится командой Сервис / Защита / Пользователи и группы , изменение прав доступа – командой Сервис / Защита / Разрешения .
Защитить БД от несанкционированного доступа можно с помощью пароля. Для этого в диалоговом окне Открытие файла базы данных должен быть установлен флажок Монопольно , пароль назначается командой Сервис / Защита / Задать пароль данных (рис.34).
Рисунок 34 - Защита БД от несанкционированного доступа
Замечание! Если пароль будет забыт, то базу данных открыть невозможно!
2.3.8 Оформите отчет, проверьте подготовку по контрольным вопросам и защитите работу.
Индивидуальные задания
Создайте сущности (таблицы): Товар, Заказчики, Заказы, Заказано. Их свойства (атрибуты) приведены ниже.
· Изделия (атрибуты: тип , (обязательное поле, тип данных текстовый ), далее не менее 10 атрибутов, например тактовая частота CPU, объем КЭШ-памяти и тд.);
Задания по вариантам на сущность Изделие приведены в таблице 10.
Таблица 10
· Заказчики (атрибуты: код заказчика (тип данных – счетчик ), название, контактное лицо, телефон);
Индексы: код заказчика.
· Заказы (атрибуты: код заказа (тип данных - счетчик ), код заказчика, дата заказа, дата исполнения, сотрудник);
Индексы: код заказа.
· Заказано (атрибуты: код заказа, тип , количество);
Индексы – составной индекс: «код заказа, тип».
Замечание: при заполнении в таблице полей имеющих тип данных дата/время используйте маску ввода (см. приложение 2.7).
Контрольные вопросы
1. Объясните, как создается таблица данных в среде Access ?
2. Перечислите и охарактеризуйте типы данных полей Access .
3. Для чего в БД обеспечивается распределение записей по отдельным таблицам, а не объединяются все сведения в одной большой таблице?
4. Объясните, что означают свойства полей: “маска ввода”, “подпись”, ”формат поля”?
5. Продемонстрировать создание маски ввода.
6. Как осуществляется добавление, удаление и изменение последовательности полей?
7. Как устанавливается ключевое поле и индексы таблицы в Access ?
8. Какие поля можно индексировать? Как можно выполнить просмотр и установку индексов?
9. Объясните смысл понятия «целостность данных». Как обеспечивается контроль целостности данных в Access ?
10. Охарактеризуйте типы связей между таблицами БД. Как связываются таблицы в Access ? Продемонстрируйте установку и удаление связей.
11. Как соединяются таблицы, где первичный ключ имеет тип счетчик с таблицей имеющей аналогичный внешний ключ с таким же именем?
12. Поясните смысл составного ключа, состоящего из двух внешних ключей?
13. Продемонстрируйте просмотр записей с использованием фильтра.
Самой частой причиной проблем с раскрытием файла ACCESS является просто отсутствие соответствующих приложений, установленных на Вашем компьютере. В таком случае достаточно найти, скачать и установить приложение, обслуживающее файлы в формате ACCESS - такие программы доступны ниже.
Поисковая система
Введите расширение файла
Помощь
Подсказка
Необходимо учесть, что некоторые закодированные данные из файлов, которые наш компьютер не читает, иногда можно просмотреть в Блокноте. Таким образом мы прочитаем фрагменты текста или числа - Стоит проверить, действует ли этот метод также в случае файлов ACCESS.
Что сделать, если приложение со списка уже было установлено?
Часто установленное приложение должно автоматически связаться с файлом ACCESS. Если это не произошло, то файл ACCESS успешно можно связать вручную с ново установленным приложением. Достаточно нажать правой кнопкой мышки на файл ACCESS, а затем среди доступных выбрать опцию "Выбрать программу по умолчанию". Затем необходимо выбрать опцию "Просмотреть" и отыскать избранное приложение. Введенные изменения необходимо утвердить с помощью опции "OK".
Программы, открывающие файл ACCESS
Windows
Почему я не могу открыть файл ACCESS?
Проблемы с файлами ACCESS могут иметь также другую почву. Иногда даже установление на компьютере программного обеспечения, обслуживающего файлы ACCESS не решит проблему. Причиной невозможности открытия, а также работы с файлом ACCESS может быть также:
Несоответственные связи файла ACCESS в записях реестра
- повреждение файла ACCESS, который мы открываем
- инфицирование файла ACCESS (вирусы)
- слишком маленький ресурс компьютера
- неактуальные драйверы
- устранение расширения ACCESS из реестра системы Windows
- незавершенная установка программы, обслуживающей расширение ACCESS
Устранение этих проблем должно привести к свободному открытию и работе с файлами ACCESS. В случае, если компьютер по-прежнему имеет проблемы с файлами, необходимо воспользоваться помощью эксперта, который установит точную причину.
Мой компьютер не показывает расширений файлов, что сделать?
В стандартных установках системы Windows пользователь компьютера не видит расширения файлов ACCESS. Это успешно можно изменить в настройках. Достаточно войти в "Панель управления" и выбрать "Вид и персонализация". Затем необходимо войти в "Опции папок", и открыть "Вид". В закладке "Вид" находится опция "Укрыть расширения известных типов файлов" - необходимо выбрать эту опцию и подтвердить операцию нажатием кнопки "OK". В этот момент расширения всех файлов, в том числе ACCESS должны появится сортированные по названию файла.
Как называется конструкция блок – схемы, изображенная на рисунке? Ввод /вывод данных
Как называется меню, которое появляется при щелчке на кнопке Пуск? А) Главное меню;
Как называется позиция цифры в числе – разряд;
Как называется позиция цифры в числе? А) Система;
Как называется серая полоса внизу экрана, с кнопкой Пуск А) Панель задач;
Как называется столбец или множество столбцов, которое уникально, т.е. единнственным образом определяет строки – первичный ключ;
Как называется устройство ввода информации в ЭВМ непосредственно с бумажного документа: Сканер
Как называются двухрядные модули памяти? А) DIMM-модули;
Как называются однорядные модули памяти? А) SIMM-модули;
Как настроить дату и время в Windows: А) Пуск - Настройка - Панель управления - Дата и время;
Как начать работу в сети Windows? А) Сделать двойной щелчок по значку «Сетевое окружение».
Как определяется имя ячейки электронной таблицы по умолчанию? Имя состоит из двух частей. Первая – буква столбца, вторая – номер строки
Как определяются грамматические ошибки в тесте: Волнистая линия красного цвета
Как осуществляется запуск приложений А) двойным щелчком левой клавишей мыши на пиктограмме приложения;
Как переименовать выделенный объект А) с помощью одинарного щелчка мыши по подписи объекта;
Как производится перемещение объекта в Windows? А) Путем перетаскивания левой кнопкой мыши;
Как скопировать содержимое клетки А6 в F12 в Excel с помощью мыши Установить курсор на границу клетки А6, при нажатой клавише Ctrl протянуть в клетку F12
Как создать папку на рабочем столе? А) Щелкнуть на рабочем столе правой клавишей мыши, затем выбрать меню «Создать», затем «Папка»;
Как установить межстрочный интервал … Формат - Абзац - Междустрочный
Как установить межстрочный интервал во время набора текста: Формат – Абзац – Междустрочный
Как установить ширину столбца … Формат-Стобец-Автоподбор ширины
Какая из клавиш переводит курсор на конец строки? End
Какая из команд исп-ся для выборки … Данные-Фильтр-Автофильтр
Какая из перечисленных операционных систем является однозадачной. A) MS DOS;
Какая из перечисленных опций не относится к атрибутам файла: А) Только запись.
Какая из перечисленных программ является проблемно-ориентированной прикладной программой? А) 1С Бухгалтерия;
Какая из программ выполняет функции электронных таблиц? Microsoft Excel
Какая из программ предназначена для работы с текстом? Microsoft Word
Какая из следующих булевых операций записана правильно? 1 "или" 0 = 1
Какая клавиша включает режим заглавных букв: Caps Lock
Какая клавиша создает новый документ в MS Excel? Ctrl + N
Какая команда используется для вертикального расположения… Формат
Какая комбинация клавиш может запустить диал-вое окно Печать Ctrl+Р
Какая комбинация клавиш может запустить диалоговое окно Печать в текстовом процессоре Word: Ctrl+P
Какая операция НЕ ОТНОСИТСЯ к форматированию текста: выбор масштаба изображения
Какая программа входит в пакет MS Office: A) Word;
Какая система счисления используется в ЭВМ? А) Двоичная;
Какая форма позволяет создавать формы без задания пользователю вопросов? Автоформа
Какие из папок в левой области окна Проводника должны быть помечены "+" (плюс): А)3.
Какие из перечисленных элементов окна не присутствуют в окне приложения Word? Кнопки диалога
Какие из следующих элементов не содержатся в структуре окна папки: А) панель формул, инструментальное меню;
Какие технологии сети бывают? Шина, кольцо, звезда
Какие топологии сети бывают? Шина, кольцо, звезда.
Какие устройства входят в базовые устройства ПЭВМ: а) устройство ввода б) устройство вывода в) системный блок г) внешние устройства д) внутренние устройства: А) а, б, в;
Каким будет результат, если перевести десятичное число 12 в двоичную запись? Двоичное число 1100
Каким образом можно безвозвратно удалить выделенный файл? А) Нажать комбинацию клавиш Shift+Delete;
Каким образом можно выделить одновременно … Удерживая клавишу
Каким образом можно скопировать в буфер обмена все …
Каким образом можно скопировать файл на дискету? А) Выбрать из контекстного меню команду Отправить - Диск 3,5А;
Каким образом отделяется друг от друга список ячеек в формулах Excel? Точкой с запятой
Какова функция пункта Рисунок в меню Вставка: вставить рисунок в текущий рабочей странице
Какое из высказываний наиболее точно отражает представление об инф. обществе – общество, в котором большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией инф. соответственно высшей ее формы – знаний;
Какое из высказываний наиболее точно отражает представление об информационном обществе? А) Общество, в котором большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, особенно высшей ее формы - знаний;
Какое из названных действий можно произвести с архивным файлом: распаковать
Какое из перечисленных устройств предназначено для чтения информации с компакт- дисков? CD – ROM
Какое из перечисленных устройств предназначено для чтения информации с компакт-дисков? A) CD-ROM;
Какое из свойств алгоритма при применении алгоритма к одним и тем же исходным данным должно приводить к одному и тому же результату? Однозначность
Какое из следующих выражений представляет из себя 1 байт информации? А)00110101;
Какое из следующих устройств не относится к устройствам вывода? А) Сканер;
Какое из устройств не относится к основным компьютера: ксерокс
Какое из устройств не относится к устройствам вывода? А) Сканер;
Какое из устройств относится к периферийным устройствам? А) Принтер;
Какое из устройств преобразует дискретные сигналы в не прерывные и наобород – модем;
Какое имеет расширение файл созданный в MS Word? doc
Какое имя текстового файла допустимо в операционной системе Windows:моя работа. doc.
Какое приложение содержит инструменты для настройки параметров компьютера А) Панель управления;
Какое свойство алгоритма определяет пошаговый характер алгоритма? Дискретность
Какое свойство инф. характеризует возможность ее получения данными потребителем – доступность;
Какое свойство информации отражает ее соответствие отображаемому объекту или явлению? А) Адекватность.
Какое свойство информации отражает ее способность реагировать на изменение и сходных данных без нарушения необходимой точности: устойчивость
Какое свойство информации отражает ее способность реагировать на изменение исходных данных без нарушения необходимой точности? А) Устойчивость;
Какое свойство информации характеризует возможность ее получения данным потребителем? А) Доступность.
Какое соединение компов обладает наибольшей скоростью передачи данных – оптоволоконным кабелем;
Какое устройство обладает наименьшей скоростью обмена инф – дисковод для гибкик дисков;
Какое устройство обладает наименьшей скоростью обмена информацией? А) Дисковод для гибких дисков;
В ходе данной работы должна быть расширена существующая база данных в DB2. В нее должны быть занесены результаты матчей Английской Премьер - Лиги 2015/2016гг, Чемпионата Испании 2015/1016гг, Чемпионата Германии 2015/2016гг, Белорусской Высшей Лиги 2015 г.
Описание СУБД DB2
Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс приложений для организации, контроля и администрирования баз данных. В промышленном программировании наиболее распространены три СУБД: Oracle Database, IBM DB2, Microsoft SQL Server.
IBM DB2 - объектно-реляционная СУБД, разработанная корпорацией IBM. DB2 обеспечивает создание, развертывание и функционирование приложений широкого спектра применения. DB2 может выступать в качестве СУБД для учетных систем, систем управления предприятием и ERP-решений - "1С", SAP и других.
IBM DB2 - это мультимедийная, Web-совместимая СУБД, с интегрированной поддержкой мультимедиа, Web и XML.
Серверы IBM DB2 Database работают под управлением операционных систем UNIX (IBM AIX, Solaris, HP-UX), Linux и Windows. Кроме того, DB2 Express-C (бесплатная редакция СУБД IBM DB2, которую можно свободно скачать), работает на Mac OS X.
Доступ к базам данных DB2 возможен с помощью текстовых инструментов DB2 с интерфейсом командной строки, графических инструментов DB2 и из прикладных приложений.
Фактически, чтобы приложение могло обращаться к базе данных, существуют четыре основных варианта:
* встраивание в код некоторого языка программирования SQL-операторов (статический SQL);
* формирование в процессе выполнения программы на некотором языке программирования кода SQL-операторов и дальнейшего их выполнения (динамический SQL);
* вызов из программ, написанных на других языках программирования, SQL-модулей, которые представляют собой код на языке SQL;
* использование API (Application Programming Interface), позволяющего реализовывать работу с базой данных через предоставляемый набор функций.
Взаимодействие с DB2 может осуществляться с помощью системных команд DB2, операторов SQL и операторов XQuery. Можно выполнять эти команды и операторы из приложений. Также можно использовать инструменты DB2.
Есть два типа команд DB2:
* системные команды DB2;
* команды "Процессора командной строки" (Command Line Processor (CLP)).
Операторы SQL позволяют работать с данных, которые хранятся в базе данных. Операторы работают с базой данных, а не просто со средой DB2. Есть три различных класса операторов SQL:
* язык определения данных (Data Definition Language - DDL) - позволяет создавать, изменять или удалять объекты базы данных (CREATE, ALTER, DROP).
* язык обработки данных (Data Manipulation Language - DML) - позволяет вставлять, обновлять, удалять или извлекать данные из объектов базы данных (INSERT INTO, UPDATE, DELETE, SELECT).
* язык управления данными (Data Control Language - DCL) - позволяет предоставлять или отменять привилегии или полномочия для выполнения различных операции над объектами в базе данных (GRANT, REVOKE).
Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД . В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.
СУБД Microsoft Access предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД Microsoft Access также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД Microsoft Access включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. MS Access - это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.
Средствами Access можно проводить следующие операции.
1. Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE. Прежде чем заполнять данными таблицу, надо создать ее макет.
2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.
3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики (для фильтрации данных).
4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).
Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB . В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Таким образом, информационная система, созданная в Access, - это файл базы данных.MDB плюс инструментарий самой Access. Эксплуатация такой ИС - это обработка документа.MDB приложением Access.
Информация в базе данных Access представляется в виде отдельных таблиц. При этом каждый столбец таблицы соответствует полю данных, а каждая строка - записи данных.
Запись данных состоит из нескольких полей. При этом действует следующее правило: запись данных представляет собой группу взаимосвязанных полей, рассматриваемых как единое целое. Например, запись данных может содержать информацию о конкретном клиенте или продукте. Каждая запись данных в таблице содержит одинаковое число полей. Каждое поле содержит один и тот же тип информации. Например, в каждой записи данных некоторой таблицы поле ИМЯ КЛИЕНТА будет предназначено для имени клиента, т.е. будет содержать однотипную информацию.
Существуют различные типы данных. Тип данных для конкретного поля данных выбирается в зависимости от того, какая информация будет располагаться в этом поле. Размер поля данных определяется в зависимости от выбранного для него типа. Описание типов данных и их характеристика приведены в таблице 2.
Таблица 2 – Типы данных
| Тип данных | Применение | Размер |
| Текстовый (Text) | Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов. номенклатурные номера или почтовый индекс. | До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов следует определить свойство Размер поля (FieldSize). |
| Поле MEMO | Длинный текст или числа, например, комментарии или описание. Поля MEMO не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных документов, вместо поля MEMO. следует создать поле объекта OLE. | До 65535 символов. |
| Числовой (Number) | Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле. Можно изменить в свойстве Размер поля (FieldSize). Например, в поле. занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков) от 0 до 255. | 1, 2, 4 или 8 байт. 16 байттолько для кодов репликации. |
| Дата/время (Date/Time) | Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время. | 8 байт. |
| Денежный (Currency) | Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной. | 8 байт. |
| Счетчик (AutoNumber) | Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними (по умолчанию), в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение Длинное целое, а в свойстве Новые значения (New Values) - Последовательные (Increment). Для создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить значение Случайные (Random). | 4 байта. Для кодов репликации - 16 байт. |
| Логический (Yes/No) | Поля. содержащие только одно или два значения, таких как Да/Нет, Истина/Ложь. Вкл/Выкл. | 1 бит. |
| Объекты OLE (OLE Object) | Объекты (например, документы Microsoft Word. электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта. | До 1 гигабайта |
| Мастер подстановок (Lookup Wizard) | Создается поле. позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается Мастер. | Размер такой же, как и размер ключевого поля, которое также является Мастером подстановок, обычно 4 байта. |
| Гиперссылка (Hyperlink) | Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа UNC (Universal Naming Convention - стандартный формат пути файла с включением сетевого сервера), либо URL (Uniform Resource Locator - адрес объекта в Internet или внутренней сети с включением типа протокола доступа). Гиперссылка может состоять из четырех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (URL); дополнительный адрес - расположение внутри файла или страницы; подсказка - текст, отображаемый в виде всплывающей подсказки. | Длина каждой из частей гиперссылки не более 2048 символов. |
| Примечание: Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время, обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных, кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат отображения. Подробнее см. ниже в разделе "Свойство Формат поля". |
Кроме таблиц СУБД Access работает со следующими объектами:
Формами;
Запросами;
Отчетами;
Макросами;
Модулями.
Таблица - это базовый объект MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.
Форма не является самостоятельным объектом Access. Она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.
Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени любого объекта MS Access (таблицы, формы и т. д.) - не более 64 произвольных символов (за исключением точки и некоторых служебных знаков). В имя могут входить пробелы и русские буквы. С каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:
1) режим конструктора, - когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы);
2) оперативный режим, - когда в окне задачи ИС просматривается, изменяется, выбирается информация.
Кроме того, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне создаются, просматриваются, изменяются и разрываются связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.
Форма, строго говоря, - необязательный элемент ИС (в принципе без нее можно обойтись), но она позволяет упростить операции ввода и просмотра данных.
Запрос - это производная таблица, в которую входят данные из других таблиц и над ними проводятся различные операции. В частности, в запросе могут появиться вычисляемые поля, т. е. поля, значения которых являются функциями значений других полей (возможно, из разных таблиц). Кроме того, запросы позволяют проводить групповые операции, т.е. операции над группой записей, объединенных каким-то общим признаком (например, можно просуммировать количество для записей с одним и тем же кодом). Наконец, запросы позволяют составлять выборки из таблиц по какому-то условию. В таких случаях применяется алгебра логики.
Отчет - это фактически тот же запрос, но оформленный так, чтобы его можно было напечатать на бумаге и представить начальству (с красивыми заголовками, промежуточными итогами и т. п.).
По сути дела, таблицы и формы применяются для обслуживания содержимого базы данных, а запросы и отчеты выполняют основную функцию ИС - извлечение, преобразование и представление информации.
Создание производных объектов - запросов, форм и отчетов - ведется примерно по одной и той же схеме. Вот некоторые особенности:
Для производных объектов необходимо указать имя (имена) таблицы (запроса), на базе которой создается этот объект;
При использовании Мастера на панели инструментов необходимо установить флажок «Панель элементов», и на экране появится набор пиктограмм (рис. 14.5), с помощью которого вы проектируете форму (отчет, запрос).
Создание любых объектов возможно двумя способами: с помощью мастера и в режиме конструктора.
MS Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС - на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.
Мастера сами выполняют нужные действия. При вызове Мастера открывается соответствующая последовательность диалоговых окон. Получив ответы на заданные вопросы, Мастер выполняет все необходимые действия. Предположим, вы хотите сформировать отчет. Мастер отчетов спросит вас, как должен выглядеть отчет и какие данные он должен содержать. После получения ответов отчет будет полностью готов. С помощью других Мастеров можно формировать таблицы баз данных, запросы и формы.
Работа с Мастерами проста, надежна и эффективна, и позволяет использовать все богатство возможностей Microsoft Access.
Конструктор (Builder) - это инструмент Access, который облегчает выполнение конкретного задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать сложное выражение. С помощью Конструктора запросов легко формируются запросы, которые используются для получения выборок данных для формы или отчета. Помимо перечисленных, в Access имеются и другие конструкторы. Это - макро-конструктор, с помощью которого формируются различные макросы, а также конструкторы меню, полей, цветов, кодов и другие.
1 Запуск Microsoft Access:
При запуске Access на экране появляется окно (рисунок 1.1), в котором можно:
Либо создать новую базу данных, т. е. файл с расширением.MDB;
Либо открыть существующую БД, т. е. файл с расширением.MDB.
Создание БД. После выбора команды [Файл-Создать...], на экране появляется стандартный файлер (рисунок 1.2), в котором надо указать имя и адрес создаваемого файла базы данных. Например, для информационной системы с именем Телефонный справочник.MDB.
Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне проводятся все операции - создание и манипулирование объектами БД. В этом окне находится 7 объектов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчёт, Страницы, Макросы, Модули) и группы.
Открытие БД
. После выбора команды [Файл-Открыть...], на экране появляется стандартный файлер, в котором необходимо указать имя и адрес существующего
файла базы данных. Затем в окне приложения раскрывается окно БД,
обеспечивающее доступ к уже созданным объектам базы данных и возможность создавать новые объекты.
MS Access - многооконное
приложение, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным
окном документа в приложении Access (рисунок 1.3), и его закрытие означает закрытие соответствующего файла.MDB. Однако это окно порождает множество дочерних
окон (таблицы, запроса, формы и т. д.). Сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя можно точно так же, как это делается с файлами: командой [Файл-Сохранить] или [Файл-Сохранить как...].
Работа с таблицами
Итак, в окне базы данных находится перечень существующих объектов БД - таблиц, запросов и т. д. С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).
Прежде чем пользоваться каким-либо объектом (например, заполнять данными таблицу), надо создать этот объект (например, создать макет таблицы).
Если выбрана вкладка Таблица, в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной БД.
Чтобы открыть существующую таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку «Открыть».
На рисунке 1.3 показано окно приложения MS Access вместе с окном базы данных «Межгород». Пока в этом файле нет ни одного объекта.
Для включения в БД новой таблицы, надо нажать кнопку «Создать».
Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку «Конструктор».
Такие же операции выполняются со всеми другими объектами MS Access.
Любой объект (таблицу, запрос, форму, отчет) можно создать либо вручную (режим конструктора), либо с помощью Мастера.
Конструктор (Builder) - это инструмент Access, который облегчает выполнение конкретного задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать сложное выражение. С помощью Конструктора запросов легко формируются запросы, которые используются для получения выборок данных для формы или отчета.
При вызове Мастера открывается соответствующая последовательность диалоговых окон. Получив ответы на заданные вопросы, Мастер выполняет все необходимые действия. Например, при формировании отчета Мастер отчетов спросит, как должен выглядеть отчет и какие данные он должен содержать. После получения ответов отчет будет полностью готов. С помощью других Мастеров можно формировать таблицы баз данных, запросы и формы.
Таблицы и запросы создавать вручную (в режиме конструктора);
- формы и отчеты создавать с помощью Мастера.
Рассмотрим последовательность шагов при включении в базу данных новой таблицы. Сначала нужно определить предметную область, для которой будет создаваться база данных. В качестве предметной области определим междугородние телефонные разговоры, расчет суммы оплаты за междугородние телефонные разговоры для отдельных абонентов. В первую очередь определяются поля, которые будет содержать таблица «Абоненты» базы данных «Межгород». Необходимые поля показаны в таблице 3, причем поле «Номер абонента» будет выбран в качестве ключевого. Ключ представляет собой поле в соответствующей таблице. Он однозначно характеризует каждую запись, содержащуюся внутри таблицы.
Таблица 3 – Поля таблицы «Абонент»
Идеальным первичным ключом является такая информация как номер клиента, номер счета и т. д. При помощи такого ключа легко определить соответствующую запись. Для первичного ключа не годятся поля, содержащие имя клиента. Всегда возможна ситуация, когда несколько человек имеют одно и то же имя.
После определения необходимых полей, можно приступить к созданию собственно таблицы в MS Access.
Для этого нужно открыть окно конструктора таблиц (рис. 2.1), выбрав вкладку Таблица и строку «Создание таблицы в режиме конструктора» или нажать кнопку «Создать».
В верхней части открывшегося окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания. Каждое поле таблицы - это одна строка верхней части этого окна (рисунок 2.1).
Каждому полю таблицы следует присвоить уникальное имя, определить тип данных, которые будут в него вводиться, и описать содержимое поля, т.е. ввести текстовые комментарии, в которых указано назначение данного поля. Имя поле может иметь до 64 символов. Описание - необязательный параметр и используется для дополнительного пояснения используемого поля.
В столбце Имя поля (рисунок 2.2) набирается произвольное имя . В следующем столбце надо указать тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка, который появляется в этом столбце (типы данных описаны в таблице 3). Кроме того, как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк свойств (характеристик) данного поля.
Бланк свойств (нижняя часть окна) представляет собой перечень свойств (слева название свойства, справа - значение
этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству.
Перечень свойств меняется, в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, можно изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Свойства полей перечислены в таблице 4.
Таблица 4 – Свойства полей, отображаемые в бланке свойств конструктора таблиц
| Свойство | Назначение |
| Размер поля | Задает максимальное число символов для ввода в данное поле |
| Новые значения | Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей |
| Формат поля | Задает формат вывода значений данного поля |
| Число десятичных знаков | Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел |
| Маска ввода | Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле |
| Подпись | Определяет текст, который выводится в качестве подписи поля |
| Значение по умолчанию | Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи |
| Условие на значение | Определяет требования к данных, вводимым в поле |
| Сообщение об ошибке | Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве |
| Обязательное поле | Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения |
| Пустые строки | Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк |
| Индексированное поле | Определяет индекс, создаваемый по одному полю |
| Сжатие Юникод | Устанавливает сжатие полей, для хранения данных в которых используется кодировка Юникод (поля MEMO, гиперссылки и текстовые поля) |
Большинство значений принимается системой по умолчанию, некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.
Для текстового и числового поля надо указать размер поля, причем для текста - это допустимая длина значения (например, 20 или 40 символов), а для числа - формат представления в машине (байт, целое – два байта, длинное целое и т. д.). Максимальная длина текстового поля 255 символов. Если необходимо ввести текст, длина которого превышает это значение, можно воспользоваться типом данных Memо.
Для поля «Дата/время» обязательно надо указать формат, чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные. Например, если выбрать «Краткий формат даты», система будет ожидать от вас ввода именно даты (в русской версии - ДД.ММ.ГГГГ), а если выбрать «Краткий формат времени», в этом поле придется набирать ЧЧ:ММ (часы и минуты).
В строке свойств маска ввода существует возможность создать маску, в соответствии с которой будут вводиться данные. Например, для поля номер телефон можно задать маску 00-00-00 , в соответствии с которой и будут вводиться номера телефонов.
В качестве значения свойства «Условие на значение» можно указать правило верификации, т. е. логическое выражение, которое должно принимать значение TRUE («Истина») при вводе данных в это поле. Например, если для поля дата разговора записать:
система признает ошибочным ввод в это поле любого значения равного или большего текущей даты.
В следующем свойстве можно записать произвольное сообщение об ошибке, которое будет выдано системой, например: «Это значение даты недопустимо» или «дата неверна». В дальнейшем при неправильном вводе даты на экран поступит это сообщение.
В свойстве «Обязательное поле» можно указать «Да» (пустые значения не допускаются) или «Нет» (пустые значения допускаются).
Для первичного ключа таблицы (поле «Номер Абонента») в свойстве «Индексированное поле» нужно выбрать: «Да, совпадения не допускаются», а затем щелкнуть в панели инструментов на кнопке «Определить ключ» (с изображением ключа). Тем самым определяется ключевое поле, или простой индекс.
Завершив создание макета таблицы необходимо сохранить созданную таблицу и выйти из окна конструктора таблиц.Если закрыть окно конструктора, не сохранив макет, система напомнит, что либо надо дать таблице имя, либо аннулировать свою работу. Присвоим созданной таблице имя «Абонент».
Если необходимо изменить (модифицировать) макет существующего объекта, нужно выделить этот объект в списке соответствующей вкладки окна базы данных и нажать кнопку Конструктор. На экране появится окно с макетом объекта (такое же, как и при создании). Можно исправить макет и сохранить его под тем же или под другим именем.
После создания макета в таблицу заносятся данные. Щелкнув дважды на названии таблицы, она откроется в режиме таблицы и можно приступать к вводу данных (Рисунок 2.3). Если в таблице первое поле – ключевое, имеющее тип Счетчик, то содержимое данного столбца автоматически увеличивается на 1 при переходе на ввод новой строки. Этим обеспечивается уникальность значений столбца.
